039 / Factuur of vordering: is er een verjaringstermijn?

Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar. Verkoop je een product aan een consument, dan verjaart de factuur al na twee jaar.

Wat is de verjaringstermijn van een factuur?

Met de verjaringstermijn van een factuur wordt bedoeld dat een openstaande factuur na een aantal jaren niet meer te incasseren is. Indien je als ondernemer een factuur verstuurt ná de verjaringstermijn dan is deze bij wet verjaard en derhalve niet meer af te dwingen.

Wanneer verjaart een factuur of vordering?

De wet maakt onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar voor facturen aan zakelijke klanten. Bij consumenten verjaart een factuur na vijf jaar als het gaat om een dienst en na twee jaar als het gaat om een product.

Waarom is er een verjaringstermijn voor facturen?

De reden dat facturen en vorderingen niet eeuwig geldig zijn is dat na verloop van tijd niet meer aantoonbaar is op welke basis de oorspronkelijke overeenkomst is aangegaan. Het bewijs is meestal lastig te achterhalen waardoor er na een aantal jaren onduidelijk is wie nog waar recht op heeft. Bovendien wil de wetgever de debiteur beschermen tegen onverwachte vorderingen.

Hoe werkt de verjaringstermijn precies?

De exacte werking van de verjaringstermijn is vastgelegd in de wet. In artikel 3 : 306-325 van het Burgerlijk wetboek staat een aantal bepalingen omtrent de verjaringstermijn van een factuur of vordering.

Verjaringstermijn factuur zakelijke klanten

De hoofdregel is een verjaringstermijn van twintig jaar. Na deze termijn is naar de rechter stappen om betaling af te dwingen niet meer mogelijk. Op deze wet zijn een paar uitzonderingen.

Bij zakelijke klanten is het zo dat een factuur of vordering in principe vijf jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden verjaart, oftewel na de betalingstermijn.
Wel is het zo dat er na verjaring een zogenaamde natuurlijke verbintenis resteert, de betalingsverplichting kan dan vrijwillig (onverplicht) worden nagekomen. Deze betaling is rechtsgeldig waardoor de debiteur zijn geld niet alsnog kan terugvragen

Betalingstermijn of verjaringstermijn

Op de factuur staat een betalingstermijn (periode waarin betaald moet worden). Dit is iets anders dan de verjaringstermijn (geldigheid van de factuur).
Wettelijk gezien bedraagt de betalingstermijn van een factuur 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Korter of langer kan ook en in de meeste gevallen is een betalingstermijn van 15, 30, 60 of 90 dagen na de factuurdatum gebruikelijk. Als een vordering niet binnen die termijn wordt betaald kan er soms rente worden berekend.

Afhankelijk van wat je met je klant in de overeenkomst hebt afgesproken, kan de verjaringstermijn ook korter of juist langer dan vijf jaar zijn. Verder gelden in het buitenland vaak andere verjaringstermijnen dan in Nederland.

Verjaringstermijn en vervaltermijn

De vervaldatum van een factuur is de datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Het grote verschil is dat de vervaltermijn definitief is en niet gestuit kan worden.
Een vervaldatum kan op twee manieren op een factuur opgenomen worden: in de meeste gevallen wordt een aantal dagen aangehouden, maar sommige juristen adviseren om altijd een expliciete datum te gebruiken (bv. wij verzoeken u om de factuur uiterlijk voor 15 september 2022) zodat er geen verwarring kan ontstaan over wanneer de termijn precies in gaat en wanneer deze eindigt.

Consumentenkoop

In het geval van consumentenkoop – wanneer een professionele verkoper een koopovereenkomst sluit met een particuliere koper– ligt het anders. Hierbij wordt bij de bepaling of een factuur verjaart, onderscheid gemaakt tussen de aanschaf van producten of diensten.

Bij producten is de verjaringstermijn twee jaar, ook wel de verkorte verjaringstermijn genoemd. De kortere verjaringstermijn geldt voor consumptiegoederen zoals levensmiddelen en wasmachines, maar ook gas en elektra vallen hieronder.

Bij diensten gaat het om een verjaringstermijn van vijf jaar. En met diensten moet je denken aan een lening aangaan, je huis laten schilderen of een architect inhuren. Net zo als een bezoekje aan de tandarts/huisarts.

Voorkom verjaring factuur door te ‘stuiten’

Een verjaringstermijn kan (anders dan een vervaltermijn) opnieuw ingaan door de verjaring te stuiten, wat zoveel wil zeggen dat een verjaringstermijn opnieuw begint. Dit stuiten van een verjaringstermijn doe je door je debiteur eraan te herinneren dat er nog een vordering open staat. Bijvoorbeeld door in een betalingsherinnering, aanmaningsbrief of dagvaarding, waarin je ondubbelzinnig het recht op nakoming voorbehoudt.

Vergeet niet om dit zowel via een schriftelijke mededeling als aangetekend te doen, zodat je later geen probleem hebt met bewijzen dat je debiteur tijdig de herinnering heeft ontvangen. Het kan overigens ook dat de debiteur de vordering erkent, waarna de verjaringstermijn opnieuw gaat lopen. Erkenning gebeurt bijvoorbeeld door je debiteur een termijnbetaling doet, of dat deze om uitstel van betaling vraagt.

Dank voor deze ondernemers informatie van DeZaak.

037 / Wat is BTW verleggen?

Iedere ondernemer in Nederland is verplicht om btw te betalen over geleverde goederen en/of diensten. Het btw-bedrag wordt gefactureerd bij de klant en wordt vervolgens, na de btw-aangifte, betaald aan de Belastingdienst. Echter, in enkele gevallen betaalt niet de ondernemer maar de klant de btw. Er wordt dan gesproken van het verleggen van de btw.

Wanneer btw verleggen?

Het verleggen van btw gebeurt in verschillende situaties, zoals:

  • Wanneer er zaken worden gedaan met een afnemer in het buitenland die de btw in eigen land betaalt;
  • Wanneer personeel in de (scheeps)bouw, schoonmaak- of hoveniersbedrijven worden uitgeleend aan een onderaanneming.

Daarbij zijn er nog enkele situaties waarbij btw wordt verlegd. Kijk voor meer informatie hierover op de website van de Belastingdienst.

Kan elk bedrijf btw verleggen?

Nee, niet elk bedrijf kan btw verleggen. De regeling geldt niet voor:

  • Ontwerpwerkzaamheden die door a. architecten, scheepsontwerpers en tekenaars worden gedaan;
  • Diensten, zoals bewaking en verhuur;
  • Werkzaamheden die geheel of grotendeels (>50%) in de eigen werkplaats worden gedaan;
  • Een onderaannemer die goederen heeft verkocht aan een hoofdaannemer.

Hoe werkt btw verleggen?

Bij het verleggen van de btw brengt de leverancier (= ondernemer) geen btw in rekening bij de de afnemer (= klant). De afnemer dient zelf de btw aan te geven bij de Belastingdienst.

De leverancier die de btw verlegt, blijft hier ten alle tijden zelf verantwoordelijk voor.
Het is dus verstandig om altijd goed te checken of de afnemer bij wie jij de btw wilt verleggen, voldoet aan de eisen voor de btw-verleggingsregeling.

Hoe vermeld je de verlegde btw op een factuur?

Je vermeldt de verlegde btw op een factuur door enkel ´btw verlegd´ en het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie je de btw verlegt op de factuur te noteren.
Houd er rekening mee dat je altijd btw verlegt over het totale gefactureerde bedrag, dus ook over eventuele reiskosten of andere vergoedingen.

Een boekhoudprogramma kan helpend zijn bij het vermelden van de verlegde btw op je factuur. Via het boekhoudprogramma wordt automatisch het btw-nummer op de factuur gezet, zodoende voldoet deze aan de gestelde eisen. Ook wordt het verlegde btw-bedrag direct verwerkt in je eigen administratie, waardoor je een compleet overzicht hebt van je btw-aangifte. Zo bespaar je veel tijd en wordt het boekhouden voor zelfstandigen vele malen eenvoudiger.

Hoe vermeld je verlegde btw in de btw-aangifte?

Je vermeld verlegde btw in de btw-aangifte door de omzet van de verlegde btw apart in te vullen in de volgende rubrieken:

Rubriek 1E, 3B of 3C – Hier vermeld je de btw die je zelf verlegd
Let hierbij op dat de rubriek aansluit bij de reden van het verleggen van de btw. Je vult de omzet + de verlegde btw in.

Rubriek 2 of 4 – Hier vermeld je de btw die een ander bedrijf naar jou heeft verlegd
Let er wederom op dat de rubriek aansluit bij de reden van het verleggen van de btw. Door het btw-bedrag in te vullen bij rubriek 5B, kun je het btw-bedrag direct terug vragen.

Hoe verleg je btw naar een afnemer in het buitenland?

Je verlegt btw naar een afnemer (= klant) in het buitenland door de facturen direct naar de afnemer te sturen zonder het btw-bedrag op de factuur te vermelden. Hierbij vermeld je op de factuur dat de btw is verlegd. Ieder land hanteert eigen btw-tarieven, de afnemer dient het tarief zelf te berekenen op basis van de tarieven van het eigen land.

Verleg je de btw naar een buitenlandse afnemer? Let er dan wel op dat de afnemer ook daadwerkelijk gevestigd is in het buitenland. Indien een afnemer in Nederland gevestigd is maar een buitenlands btw-identificatienummer, ook wel VAT-nummer, heeft, geldt de regel namelijk niet.

De Nederlandse Belastingdienst houdt enkel belasting in voor goederen en/of diensten die in Nederland zijn geleverd.

Wat vul je in op de btw-aangifte bij ´btw verlegd naar jou´?

Op de btw-aangifte vul je bij “btw verlegd naar jou” het totale btw-bedrag in van alle facturen die naar jou zijn verlegd.
Dit bedrag is gemakkelijk uit te rekenen door alle bedragen van de facturen, waarbij de btw naar jou verlegd is, bij elkaar op te tellen.
Het totale bedrag vul je in op de aangifte onder rubriek 2 “Verleggingsregelingen binnenland” of onder rubriek 4 “Prestaties uit het buitenland aan u verricht”.

Op het moment dat btw naar jou verlegd wordt voor goederen en/of diensten die zijn gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten, mag je deze verlegde btw-bedragen aftrekken.
In dezelfde btw-aangifte vul je de verlegde btw en de aftrekbare btw in, waardoor je uiteindelijk niets hoeft te betalen.


Veel starter gaan hier helemaal mis mee daarom is het goed dit zorgvuldig te lezen. Mocht het nog niet duidelijk zijn, stuur mij een e-mail en of gebruik het handige contact formulier, dan we bespreken het samen.

035 / RGS-koppeling met Speedbooks®*

De koppeling met RGS (Referentie grootboekschema) maakt rapporteren sneller, gemakkelijker en minder foutgevoelig.

Wat is nu precies RGS en waar hanteer je dat?

Referentie Grootboekschema (RGS) is een grootboekrekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. RGS maakt het eenvoudiger om gegevens uit administraties uit te wisselen met financiële rapportagesoftware zoals Speedbooks®.

Snel en gemakkelijk rapporteren met RGS

Met de RGS-koppelingen wordt de data uit jouw administratiepakket automatisch ingelezen en gerubriceerd (op basis van RGS codering). Daarna heb je direct toegang tot de standaard rapportmodellen en het online dashboard. Zo draai jij rapportages uit in een handomdraai en houd je tijd over voor analyse en advies.

Van implementatie naar jaarrekening in slechts 5 minuten

Met de RGS-koppelingen wordt de data uit jouw administratiepakket automatisch ingelezen en gerubriceerd en heb je in letterlijk 5 minuten de jaarrekening klaarstaan in Speedbooks®.
RGS is op dit moment mogelijk met de volgende administratiepakketten:

  • Afas
  • Asperion
  • Exact Online (dat is mijn voorkeur!)
  • iMuis Online
  • Informer
  • Minox
  • SnelStart
  • Visma eAccounting

Succes met het hanteren van RGS koppelingen, gewoon handig!

*Lees hier als u wil nalezen over Speedbooks? en RGS-koppelingen. Is het niet helemaal duidelijk, neem dan met mij contact op en dan leg ik het u verder uit.