AI en boekhouden Archieven - Boekhouder-Baarn

Wordt mijn boekhouder straks vervangen door AI?

Een actueel onderwerp waar veel over gesproken en geschreven wordt. Mijn idee is dat het gaat om het volgende:

De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie en automatisering gaan razendsnel. Ook binnen de boekhouding verschijnen steeds meer programma’s die werkzaamheden automatisch kunnen uitvoeren.

Misschien vraag je je daardoor af: als de software steeds meer zelf kan, waar heb ik mijn boekhouder dan nog voor nodig?

Een terechte vraag.

Steeds meer gaat automatisch

Boekhoudprogramma’s konden al langer bankmutaties automatisch inlezen en facturen herkennen. Maar de volgende stap is inmiddels gezet.

Een voorbeeld daarvan is Autopilot van e-Boekhouden. Hiermee kunnen facturen en bonnetjes automatisch worden verwerkt in de administratie. Ook verschijnen er steeds meer AI-toepassingen die administraties kunnen analyseren, afwijkingen signaleren en voorstellen voor correcties kunnen doen.

e-Boekhouden.nl is een online boekhoudprogramma waarmee je zelf je administratie bijhoudt, facturen stuurt en de btw-aangifte regelt. Het werkt volledig in de cloud, dus je hebt alleen internet nodig om op je computer of via de app te werken.

Dat kan veel tijd besparen. Vooral het eenvoudige en steeds terugkerende invoerwerk zal daardoor steeds verder worden geautomatiseerd.

Maar automatisch geboekt betekent nog niet automatisch goed geboekt.

De computer ziet een factuur, de boekhouder kijkt verder

Software kan gegevens op een factuur herkennen en bepalen op welke grootboekrekening een bedrag waarschijnlijk thuishoort. Maar in de praktijk is boekhouden vaak minder eenvoudig.

Is een aankoop direct een kostenpost of moet deze als investering op de balans worden gezet? Is alle btw aftrekbaar? Is een uitgave volledig zakelijk of gedeeltelijk privé? Hoe moet een buitenlandse factuur worden verwerkt? Is er sprake van verlegde btw? En klopt de verwerking uiteindelijk ook met de btw-aangifte en de jaarrekening?

Daar komt kennis en ervaring bij kijken (zie Blog item 061 / AI en boekhouden).

De rol van de boekhouder verandert daarom. Minder tijd besteden aan het handmatig invoeren van gegevens en juist meer tijd aan controleren, corrigeren, signaleren en adviseren.

Wat ga ik met Autopilot doen?

Nieuwe ontwikkelingen wil ik niet tegenhouden. Als automatisering werkzaamheden sneller en efficiënter kan maken, moeten we daar juist gebruik van maken.

Daarom ga ik de nieuwe Autopilot-functie van e-Boekhouden eerst zelf uitgebreid testen.

Ik wil onder andere bekijken hoe betrouwbaar de automatische boekingen zijn, hoe de btw wordt verwerkt, hoe het programma omgaat met afwijkende facturen en vooral welke controles achteraf noodzakelijk blijven.

Ik adviseer mijn klanten daarom om Autopilot voorlopig niet zelf te activeren!

Zodra ik voldoende ervaring met de functie heb opgedaan, zal ik mijn bevindingen delen. Als Autopilot geschikt blijkt te zijn voor een bepaalde administratie, kunnen we daarna in overleg besluiten om de functie te activeren en afspraken maken over de verwerking en controle.

Betekent automatisering dat de boekhouder verdwijnt?

Ik verwacht vooral dat het werk verandert. Het handmatig overtypen en invoeren van gegevens wordt steeds minder belangrijk. De controle op wat de software heeft gedaan wordt juist belangrijker.

Want uiteindelijk moet iemand kunnen beoordelen of de administratie werkelijk klopt. Daarnaast blijft er nog iets wat software niet zomaar overneemt: meedenken met de ondernemer.

Wat betekenen de cijfers? Waar zitten risico’s? Is er iets waarop fiscaal moet worden gelet? Moet er vóór het einde van het jaar nog iets worden geregeld? En waarom wijkt een bepaald resultaat ineens sterk af?

Een boekhouding is uiteindelijk meer dan een verzameling automatisch verwerkte facturen.

Ik zie AI daarom vooral als een hulpmiddel

Ik volg de ontwikkelingen rond AI en automatisering bewust en test nieuwe toepassingen die voor mijn klanten interessant kunnen zijn. Als software mij routinematig werk uit handen kan nemen, ontstaat er juist meer ruimte voor controle en persoonlijk advies.

Mijn werk verschuift daarmee steeds meer van:
invoeren → controleren → signaleren → adviseren

En wat mij betreft is dat een goede ontwikkeling. Want de techniek mag het eenvoudige werk doen.

Ik zorg ervoor dat de cijfers kloppen én dat je begrijpt wat ze betekenen.

Jaap

AI en boekhouden: moet ik als boekhouder bang zijn voor de toekomst?

De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie gaan ontzettend snel. Ook in de boekhouding. Software kan inmiddels veel meer dan alleen gegevens overnemen of een boekingsvoorstel maken. AI kan informatie beoordelen, eerdere transacties vergelijken, afwijkingen herkennen en steeds meer administratieve werkzaamheden ondersteunen.

Dat roept voor mij als boekhouder natuurlijk een interessante vraag op: wat betekent deze ontwikkeling voor ons vak?

We hebben al vaker grote veranderingen meegemaakt

Toen ik begon met boekhouden, was veel werk dat tegenwoordig automatisch gebeurt nog gewoon handwerk. Daarna kwamen steeds betere boekhoudprogramma’s, automatische bankkoppelingen en scan-en-herken. Iedere ontwikkeling nam een stukje handmatig werk weg. Toch verdween de boekhouder niet. Integendeel: doordat steeds minder tijd nodig was voor invoerwerk, kwam er meer tijd beschikbaar voor controle, aangiften en het beantwoorden van vragen van ondernemers. Met AI lijkt nu een volgende fase te zijn aangebroken.

Wat is er anders aan een AI-agent?

Een traditioneel boekhoudprogramma voert vooral opdrachten en ingestelde regels uit. Een AI-agent kan veel verder gaan. Deze kan informatie beoordelen, eerdere transacties vergelijken, afwijkingen herkennen en vervolgens bepalen of actie nodig is. Stel dat een ondernemer iedere maand ongeveer €750 aan bepaalde softwarekosten heeft. Ineens verschijnt er een factuur van €1.400. De boeking kan technisch helemaal correct zijn. Maar een goede boekhouder zal zich toch afvragen: waarom is dit bedrag ineens zoveel hoger? En precies dát soort controles kunnen AI-agents steeds beter ondersteunen.

Betekent dit dat mijn werk straks door AI wordt overgenomen?

Die vraag stel ik mezelf natuurlijk ook. Mijn antwoord op dit moment is: een gedeelte van mijn werkzaamheden waarschijnlijk wel. En daar moeten we als boekhouders naar mijn mening ook niet omheen draaien. Het handmatig invoeren van facturen, het koppelen van bankmutaties en waarschijnlijk ook een steeds groter gedeelte van de administratieve controles zal de komende jaren verder worden geautomatiseerd.

Maar boekhouden bestaat uit veel meer dan het verwerken van een factuur.
Een ondernemer belt mij bijvoorbeeld niet alleen omdat hij wil weten op welke grootboekrekening een factuur moet worden geboekt. Hij wil weten waarom zijn winst lager is, hoeveel belasting hij ongeveer moet reserveren, of een bepaalde uitgave zakelijk aftrekbaar is, wat hij moet doen als de Belastingdienst een brief stuurt of wat de fiscale gevolgen zijn van een beslissing die hij wil nemen. Daar komt meer bij kijken dan alleen het herkennen van cijfers.

De rol van de boekhouder verandert

Ik denk daarom dat het beroep van boekhouder niet verdwijnt, maar wel verandert.
Misschien zit ik over een aantal jaren veel minder facturen en bankmutaties te controleren dan nu. Maar iemand moet nog steeds beoordelen of de administratie als geheel logisch is.
Als een AI-agent meldt dat de autokosten 40% zijn gestegen, is dat interessante informatie. Maar vervolgens komen de vragen. Is er een andere auto aangeschaft? Zijn er reparaties geweest? Betreft het zakelijke of privé-uitgaven? Heeft het fiscale gevolgen? En moet er iets worden aangepast? Daar ligt naar mijn mening steeds meer de toegevoegde waarde van de boekhouder.

En wat als AI een fout maakt?

Dat vind ik minstens zo belangrijk. AI kan indrukwekkende dingen, maar AI kan ook fouten maken. Soms zelfs fouten die op het eerste gezicht heel overtuigend lijken.
Bij een leuk stukje tekst is dat misschien niet zo erg. Bij een btw-aangifte, jaarrekening of belastingaangifte ligt dat anders. Als een computer zegt dat iets klopt, betekent dat nog niet automatisch dat het fiscaal ook juist is. Daarom denk ik dat menselijke controle voorlopig noodzakelijk blijft. Misschien wordt dat zelfs een belangrijker onderdeel van ons werk: niet meer iedere boeking zelf maken, maar controleren of geautomatiseerde systemen de juiste beslissingen hebben genomen.

Ook voor kleine boekhoudkantoren biedt AI kansen

AI is niet alleen interessant voor grote accountantskantoren. Juist voor een zelfstandig boekhouder of een klein administratiekantoor kan deze ontwikkeling veel betekenen.
Als software in de toekomst een groot gedeelte van het routinematige werk zelfstandig kan uitvoeren, kan ik meer tijd besteden aan de zaken waar klanten daadwerkelijk vragen over hebben.

Dat vind ik persoonlijk een interessantere ontwikkeling dan urenlang facturen invoeren.
Tegelijkertijd zal ook het verdienmodel van boekhouders veranderen. Als werkzaamheden die vroeger drie uur kostten straks in een half uur kunnen worden uitgevoerd, kun je niet blijven doen alsof daar nog steeds drie uur werk in zit. De waarde van een boekhouder zal daarom steeds minder worden bepaald door het aantal boekingen dat hij verwerkt en steeds meer door zijn kennis, controle, advies en persoonlijke betrokkenheid bij de ondernemer.

Moeten ondernemers straks nog een boekhouder hebben?

Misschien zal een kleine ondernemer in de toekomst een groot gedeelte van zijn administratie volledig automatisch kunnen laten verwerken. Dat lijkt mij zelfs waarschijnlijk.
Maar daarmee ontstaat een nieuwe vraag: wie controleert of het systeem het goed heeft gedaan? En nog belangrijker: wie legt de ondernemer uit wat de cijfers betekenen?
Een ondernemer heeft uiteindelijk weinig aan een perfect geboekte administratie als hij niet weet dat zijn marge terugloopt, zijn kosten te snel stijgen of er een belastingprobleem aankomt.

Hoe ik naar de toekomst kijk

Ik zie AI daarom niet alleen als een bedreiging voor het vak. Ik zie vooral een verandering.

De boekhouder die zijn toegevoegde waarde uitsluitend haalt uit het handmatig invoeren van administraties zal het waarschijnlijk steeds moeilijker krijgen. Maar voor een boekhouder die zijn klanten kent, controles uitvoert, fiscale kennis heeft, vragen beantwoordt en ondernemers helpt hun cijfers te begrijpen, zie ik nog steeds een belangrijke rol.
Misschien werken we over vijf of tien jaar allemaal met één of meerdere AI-agents die een groot gedeelte van het voorbereidende werk voor ons uitvoeren. Dat zou ik eigenlijk helemaal niet erg vinden. Want uiteindelijk ben ik geen boekhouder geworden om zoveel mogelijk facturen in te voeren. Ik wil dat de administratie klopt én dat mijn klant begrijpt wat er financieel gebeurt. Als AI mij daarbij kan helpen, dan zie ik dat eerder als een kans dan als een bedreiging.
De vraag is volgens mij daarom niet óf AI het boekhoudvak gaat veranderen. Dat gebeurt al. De interessante vraag is: wat doen wij als boekhouders met de tijd die AI voor ons vrijmaakt?

Wat betekent AI voor uw administratie?

De ontwikkelingen gaan snel, maar een goede administratie blijft meer dan alleen het automatisch verwerken van facturen… Overzicht behouden, luisteren naar de klant en begrijpen wat zijn situatie is, wat hij nu werkelijk wil. De inzet van AI zal het gegeven “boekhouding” een nieuwe waarde gaan geven, wat zeker een verbetering kan zijn in het diensten-palet die je een klant biedt.

Heeft u vragen over uw administratie, belastingen of wilt u weten waar automatisering u tijd kan besparen? Neem dan gerust contact met mij op.