E-facturatie per 1 januari 2026 – Wat verandert er nu écht?
Er doen allerlei berichten de ronde over een vermeende verplichting om vanaf 1 januari 2026 uitsluitend nog e-facturen te versturen. Dat zorgt voor verwarring, want wat verandert er nu echt in Nederland?
ViDA
De Europese Commissie werkt aan een breder programma genaamd ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA). Eén van de speerpunten daarin is het invoeren van verplichte e-facturatie tussen bedrijven (B2B) binnen de EU. In sommige landen zijn deze regels inmiddels al in gang gezet. Denk aan Italië, Frankrijk en Polen, waar e-factureren voor B2B inmiddels stapsgewijs verplicht wordt gesteld.
Boekhoudpakketten
In Nederland is dat op dit moment nog niet het geval. Er is géén wettelijke verplichting om per 1 januari 2026 al je B2B-facturen elektronisch aan te leveren in UBL- of XML-formaat. Toch zien we wel degelijk beweging in de markt. Boekhoudpakketten zoals Exact Online en e-Boekhouden zetten steeds meer in op het automatisch verwerken van e-facturen. De infrastructuur is dus aan het verschuiven, en de verwachting is dat Nederland op termijn zal aansluiten bij de Europese lijn.
Gestructureerd UBL-bestand
Voor ondernemers betekent dit dat je nog niet verplicht bent om e-facturen te versturen, maar dat je er wél goed aan doet om voorbereid te zijn op het kunnen ontvangen en verwerken ervan. Steeds meer leveranciers voegen namelijk al een gestructureerd UBL-bestand toe naast de gebruikelijke pdf. Moderne boekhoudsoftware kan zo’n bestand automatisch inlezen, afletteren en verwerken zonder dat je er handmatig iets voor hoeft te doen. In Exact Online, om een voorbeeld te noemen, werkt dat proces al grotendeels automatisch.
e-factuur?
Maar wat is een e-factuur nu precies? Het gaat hierbij om een digitaal en gestructureerd bestand – meestal in UBL- of XML-formaat – dat door boekhoudsoftware kan worden ingelezen zonder handmatige tussenkomst. Een pdf voldoet dus niet aan de definitie van een e-factuur, ook al wordt die vaak nog zo genoemd. De echte meerwaarde van e-facturatie zit juist in die automatische verwerking.
Pepol
In dat kader is het ook goed om Peppol te noemen. Dit is het beveiligde Europese netwerk waarmee e-facturen (en ook orders en creditfacturen) tussen bedrijven en overheden worden uitgewisseld. Steeds meer organisaties zijn aangesloten op Peppol, waardoor je als leverancier of afnemer facturen veilig, automatisch én gestandaardiseerd kunt verzenden en ontvangen. Ook veel boekhoudsystemen zijn inmiddels gekoppeld aan Peppol. Als je software of e-facturatiedienst dit ondersteunt, kun je bijvoorbeeld direct een factuur sturen naar de gemeente of een grote zakelijke klant zonder dat daar nog een e-mail of pdf aan te pas komt. (Wat zegt de overheid hierover en is er een e-facturen helpdesk?)
Kortom…
Op dit moment is er in Nederland nog geen verplichting, maar de beweging richting digitaal en gestructureerd factureren – met Peppol als belangrijke schakel – is onmiskenbaar ingezet. Zorg dus dat je boekhoudsoftware voorbereid is op het verwerken van UBL-facturen en informeer je leveranciers en klanten over de mogelijkheden.
Jaap (en je weet, heb je vragen neem dan gerust contact met me op!