Ik werk met o.a. SnelStart! Een software-oplossing voor accountants en boekhouders. Recentelijk kwam ik dit tegen, een bijdragen van SnelStart zelf op een site over accountancy in de toekomst. Het viel me op dat ze goed begrijpen wat er zo speelt tussen boekhouder en klant…
Hun verhaal:
Lees hier de 5 punten voor helder cijfer inzicht.
“Is het je al eens overkomen dat je zag dat een klant belangrijke financiële beslissingen nam ‘op gevoel’? Of dat er ineens een dure bedrijfswagen of zelfs een heel nieuw pand was aangeschaft, terwijl de cijfers dat eigenlijk niet rechtvaardigden?
Heb je het idee dat je klanten niet zo goed kunnen bepalen wat precies hun winst is, hoe ze er op dit moment voor staan en welke kosten er dit jaar nog komen? Jij als accountant of boekhouder kan hierin een belangrijke rol vervullen. Je kunt je klanten helpen om ze de cijfers te laten begrijpen. Maar hoe doe je dit precies?
- Administratie up-to-date houden
Het belangrijkste is dat de administratie van je klant altijd is bijgewerkt. Als ook de laatste bonnen en bankmutaties zijn ingeboekt, betaalde facturen zijn verwerkt (en betalingsherinneringen op tijd worden verstuurd), weet de ondernemer in één oogopslag hoe hij ervoor staat en kan hij snel schakelen als de financiële situatie dat vereist. Juist door die digitalisering is het helemaal niet meer moeilijk om up-to-date te blijven. De ondernemer kan zelf in een paar klikken elke bon of inkoopfactuur inscannen en uploaden naar de boekhouding. Een verkoopfactuur is zo verstuurd. Jouw werkzaamheden zijn niet langer geconcentreerd in de laatste twee weken van de btw-maand en je klant kan op zijn financiële dashboard dag en nacht de resultaten bekijken en zien hoeveel btw er aan het eind van de periode verschuldigd is.
- Maak het verschil door regelmatige updates
Jouw gemiddelde klant heeft helemaal geen kaas gegeten van alle kengetallen die de financiële gezondheid van een onderneming weergeven. Als ze al gehoord hebben van liquiditeit, rentabiliteit, solvabiliteit, quick en current ratio, werkkapitaal en de omloopsnelheid van hun voorraden, doen ze er meestal evengoed niets mee. Gewoonweg omdat ze niet weten hoe. Natuurlijk zijn deze berekeningen een momentopname en geven ze ook geen voorspelling voor de toekomst. Toch geven ze wel degelijk handvatten bij het nemen van belangrijke beslissingen. Is financiering nodig en verstandig? Gaat het bedrijf vooruit of verslechtert de situatie? Welke ingrepen kunnen het bedrijf verder vooruit helpen?
Door deze berekeningen over een langere periode steeds opnieuw te maken, krijgt de ondernemer een beter en meer rationeel inzicht in zijn financiële situatie en kan hij beter en vooral sneller bijsturen als dat nodig is. Bedenk je eens hoeveel van je klanten baat zouden hebben bij een regelmatige update over hun cijfers, in een begrijpelijke taal. Jij kunt daarin echt een verschil maken.
- Stippel de toekomst van de klant uit
Veel ondernemers leven van dag tot dag. In de drukte van vandaag hebben ze geen tijd om te denken aan morgen, laat staan volgend jaar. Omdat jij hun cijfers in de vingers hebt en weet waar je moet kijken, kun je helpen door toekomstprognoses te maken aan de hand van de situatie van vandaag. Hoe ziet het komende jaar er naar verwachting uit? En de komende vijf jaar? We weten allemaal dat een prognose nooit 100% waarheid wordt. Maar we weten ook hoe waardevol de inzichten zijn die het geeft en hoe je met een goede prognose duidelijk kunt sturen op resultaat. Wat is er nodig om het verwachte bedrijfsresultaat te behalen? Welke investeringen zijn nodig? Is er financiering nodig?
Ook hier is die digitalisering weer enorm handig: de cijfers zijn up-to-date, dus je stuurt altijd op de laatste gegevens. Het samenstellen van rapportages en jaarstukken gaat – zeker met de juiste softwarekoppelingen – steeds sneller en daardoor houdt de ondernemer grip op zijn zaken en hou jij tijd over voor meer klanten.
- Niet alleen omzet en resultaat delen
Het financieel beleid van een onderneming is natuurlijk meer dan alleen omzet, resultaat en kengetallen. Als financieel expert ben jij, veel meer dan je klanten, op de hoogte van de laatste fiscale regels, de mogelijkheden rond financieringen, pensioenen en verzekeringen, verloning en andere personeelszaken en de regels die de Belastingdienst stelt bij opvolging en overnames.
Als de cijfers steeds up-to-date zijn, kun je adviseren op basis van realtime resultaten. Je kunt samen met je klant sparren of het tijd is om te gaan investeren om wat meer belastingvoordeel te krijgen of dat er beter nog even gewacht kan worden.
- Maak gebruik van de cijfers die je hebt
Veel administratie- of accountantskantoren hebben een specialisatie in een bepaalde markt. Grotere kantoren hebben soms zelfs in meerdere branches een flinke hoeveelheid klanten. Is dat bij jou het geval? Dan kun je daar handig gebruik van maken. Als je dagelijks werkt met omzet en resultaten van veel ondernemingen in dezelfde branche, is het makkelijk om een vergelijking te maken voor je klanten, een zgn. benchmark. Hoe verhouden omzet en resultaat zich tot het gemiddelde in de regio? En – voor branches waarvoor landelijke informatie openbaar beschikbaar is – tot de gehele markt? Hiermee geef je de ondernemer het vertrouwen dat hij op de goede weg is, of kun je handvatten bieden om het beter te doen in de toekomst.”
Het geeft je grip op de materie
Interessante heldere opsomming, dat is een reden dat ik ook SnelStart gebruik samen met de andere programmatuur! Door de jaren heen krijg je een duidelijk beeld wat nu in essentie de belangrijke punten zijn van de specifieke software aanbieders. Waar ga je mee verder en wat is goed voor de klant. Of waar komt de klant zelf mee aanzetten, ga je daar dan ook in mee of stel je een beter programma voor… (Voor meer info over SnelStart lees dan hier verder. (over het artikel).)